Cuando la Colaboración se convierte en una Rutina eficaz: la Empresa Colaborativa

La expresión “dospuntocero” no es una de mis favoritas, la verdad.

Y no es porque el concepto que encierra no sea interesante o porque sus posibilidades de aplicación en el ámbito de la empresa (más allá de las áreas de Marketing y Comunicación), y en concreto en la Gestión de la Cadena de suministro (que es lo que nos interesa a los que formamos parte del mundo de la logística), no sean numerosas.

La etiqueta “2.0” no me gusta porque últimamente encasilla a todos los que la utilizan y defienden, como PseudoFrikis tecnológicos a los que cada vez es más difícil entenderles la jerga, o como Navegantes-Vagueantes que se pasan horas y horas en las Redes Sociales sin oficio ni beneficio…

A mí, en cambio, más que hablar de herramientas o aplicaciones “2.0” me gusta hablar de herramientas “colaborativas”, porque en realidad, a lo que nos referimos cuando hablamos de este conjunto técnicas y aplicaciones, es a la materialización efectiva de algo que hemos perseguido durante años para nuestras organizaciones: la posibilidad de interactuar de forma intensa y eficiente, en tiempo real y desde cualquier lugar, con nuestros colegas de la empresa, e incluso con los colaboradores externos que nos ayudan en nuestras tareas profesionales. Ah, y por si fuera poco, todo ello a un coste marginal o incluso prácticamente nulo.

Dicho así, esto suena genial, ¿verdad? “Seguro que tiene truco”, estarán pensado.

¡Pues sí, lo tiene, como no! Y para ser más exactos, el truco “está” en cada uno de nosotros.

Déjenme que me explique y verán como lo entienden (espero):

Como saben, la colaboración no es precisamente una característica del ser humano: aunque la evolución de las especies nos ha enseñado que los que sobreviven son los que mejor se adaptan a los cambios, nuestra condición animal, naturalmente egoísta, unida a la autosuficiencia propia de nuestra condición humana, nos ha hecho creer que en realidad los que sobrevivían eran los más fuertes.

Por eso, durante muchos años, hemos pensado que colaborar con otros no tenía sentido. Lo que importaba era estar en posesión de una ventaja competitiva, es decir, de la capacidad de diferenciarnos de nuestros competidores de forma única.

Y francamente, puede que este enfoque fuera válido en épocas de bonanza, en la que las empresas podían permitirse mantener costosas infraestructuras, asumir productividades bajas o procesos ineficientes, sin coordinar sus actividades o colaborar con otras empresas para repartir costes operativos o compartir beneficios.

Y claro, sin cultura de colaboración “inter-empresas”, tampoco podemos pretender que la haya “intra-empresas”, lo que lleva a que en cada organización, en cada unidad funcional, o en cada departamento, cada trabajador realizaba su trabajo de forma igualmente independiente.

Sin embargo, en épocas de carencia, las estructuras no pueden sustentarse con estos costes e ineficiencias,  y tampoco se mantienen los puestos de trabajo de  trabajadores improductivos, poco colaboradores, a los que nadie ha enseñado a compartir su talento y sus capacidades.

Competición vs Colaboración

Paradójicamente, es sólo en épocas de crisis, en las que nos vemos obligados a cuestionar nuestros puntos de referencia, cuando las personas estamos más dispuestas a recapacitar, a adaptarnos, a cambiar, a “recablear” nuestro cerebro. Y eso mismo sirve, lógicamente, en los negocios.

Por eso, volviendo al tema que nos ocupa, el “truco” está en nuestras manos, en cada uno de nosotros; es decir, en nuestra capacidad para reconocer que la cultura colaborativa es algo más profundo que un mero cambio tecnológico (que también); es un fenómeno social imparable que está llamando a la puerta de nuestras empresas y que sólo “sobrevivirán” aquellos que sepan reconocerlo y adaptarse a él.

¿Y en qué consiste ese cambio? ¿Cómo podemos afrontarlo en el seno de nuestras empresas ?

  • Pues en primer lugar, conociendo y reconociendo que Internet y las nuevas tecnologías colaborativas no son sólo para nuestros hijos, sino también para nosotros, seamos directivos, mandos intermedios o empleados.
  • En segundo lugar, compremetiéndonos con nosotros mismos a desprendernos del pegajoso y malsano hábito de “retener”, y empezar a sustituirlo por el saludable de “compartir” en nuestro trabajo diario: compartir nuestras ideas, nuestros intereses, nuestros datos que sean relevantes para la empresa, nuestros documentos, o nuestra red de contactos. Créanme, todas estas cosas carecen de ningún valor hoy en día si las guardamos sólo para nosotros.
  • Y finalmente, entrenando esa colaboración, de forma gradual; primero operando pequeños cambios en nuestras rutinas de trabajo más elementales, para luego apuntar a retos mayores.

En definitiva, sustituyendo la ventaja competitiva por la ventaja colaborativa, aquella que hará que, en este mundo hiper-conectado, la gente nos vea como una referencia cuando quieran conseguir algo de valor.

Para terminar, les explicaré un ejemplo de cómo las tecnologías colaborativas pueden ayudarnos a operar este cambio y a hacernos más productivos:

Imagínese un grupo de 5 personas que tienen que comunicarse entre sí para tomar una decisión sobre un asunto determinado:

Si utilizan como herramienta de comunicación el e-mail (una tecnología típicamente no-colaborativa, ya que sirve únicamente para el intercambio de información entre un emisor y uno o varios destinatarios, pero en la que no hay interacción), se precisan una media de 61 intercambios (en este caso, 61 mensajes de e-mail), para llegar a un consenso.

Si el mismo grupo, para tomar la misma decisión, utilizan como herramienta una red social corporativa (que es una tecnología colaborativa en la que las conversaciones son abiertas entre todos los miembros del equipo y la interacción puede hacerse en tiempo real), el consenso se alcanza alrededor de una sola conversación, fácilmente entendible por todos, porque mantiene el orden de las intervenciones en forma de diálogo, y en la que los participantes, en la mayoría de los casos, sólo necesitarán manifestar su aprobación con un sencillo “estoy de acuerdo”, que se reduce a pulsar un botón equivalente al “me gusta” de Facebook, en su versión corporativa.

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Si éstas herramientas son más eficientes para nuestro trabajo, si suponen una reducción drástica de nuestros costes de estructura (y que pueden ser utilizadas desde cualquier equipo, y desde cualquier lugar), y si nos ayudan a disparar la productividad y a conectarnos con los demás de forma eficiente, ¿a qué estamos esperando para empezar a entrenar nuestros cerebros para la práctica de las nuevas rutinas colaborativas?

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