Idea Principal de mi ponencia para el Congreso de Sevilla de Empresa 2.0 y Social Business

La idea principal que quisiera que se llevasen los asistentes a mi ponencia de esta semana en el 2º Congreso de Empresa y Social Business, puede resumirse en estos 14 segundos con el argumento que Clay Shirky exponía en este vídeo explicativo del concepto de la Web Semántica o Web 3.0:

“If I was going to start a news business tomorrow,
I would start a news business designed to produce not one new bit of news.
But instead, to aggregate news for individuals in ways that matter to them.”

Es decir:”Si tuviera que iniciar un negocio de noticias mañana, empezaría uno que fuera diseñado para no producir ni un sólo nuevo bit de noticias; sino que, en lugar de eso, presentase las noticias ya existentes de modos que fueran útiles al individuo”

Si trasladamos esta idea al mundo de la Empresa 2.0 y el Social Business, podríamos decir algo parecido a esto:

“Si tuviera que iniciar un negocio de Herramientas Colaborativas, empezaría por uno que no fuera diseñado para producir ni una sola nueva Herramienta Colaborativa; ; sino que, en lugar de eso, presentase las herramientas ya existentes de modos que fueran útiles a las empresas”.

Pues bien, los casos de empresas que veremos en la ponencia, probablemente no incluyen ninguna aplicación o herramienta colaborativa nueva para los asistentes. Sin embargo, ofrecen nuevas maneras de presentarlas para ayudar a las empresas, y a los individuos que trabajan en ellas, a hacer mejor, más rápido y, sobre todo, más divertido su trabajo.

¡Espero que a la gente le guste!

Cuando la Colaboración se convierte en una Rutina eficaz: la Empresa Colaborativa

La expresión “dospuntocero” no es una de mis favoritas, la verdad.

Y no es porque el concepto que encierra no sea interesante o porque sus posibilidades de aplicación en el ámbito de la empresa (más allá de las áreas de Marketing y Comunicación), y en concreto en la Gestión de la Cadena de suministro (que es lo que nos interesa a los que formamos parte del mundo de la logística), no sean numerosas.

La etiqueta “2.0” no me gusta porque últimamente encasilla a todos los que la utilizan y defienden, como PseudoFrikis tecnológicos a los que cada vez es más difícil entenderles la jerga, o como Navegantes-Vagueantes que se pasan horas y horas en las Redes Sociales sin oficio ni beneficio…

A mí, en cambio, más que hablar de herramientas o aplicaciones “2.0” me gusta hablar de herramientas “colaborativas”, porque en realidad, a lo que nos referimos cuando hablamos de este conjunto técnicas y aplicaciones, es a la materialización efectiva de algo que hemos perseguido durante años para nuestras organizaciones: la posibilidad de interactuar de forma intensa y eficiente, en tiempo real y desde cualquier lugar, con nuestros colegas de la empresa, e incluso con los colaboradores externos que nos ayudan en nuestras tareas profesionales. Ah, y por si fuera poco, todo ello a un coste marginal o incluso prácticamente nulo.

Dicho así, esto suena genial, ¿verdad? “Seguro que tiene truco”, estarán pensado.

¡Pues sí, lo tiene, como no! Y para ser más exactos, el truco “está” en cada uno de nosotros.

Déjenme que me explique y verán como lo entienden (espero):

Como saben, la colaboración no es precisamente una característica del ser humano: aunque la evolución de las especies nos ha enseñado que los que sobreviven son los que mejor se adaptan a los cambios, nuestra condición animal, naturalmente egoísta, unida a la autosuficiencia propia de nuestra condición humana, nos ha hecho creer que en realidad los que sobrevivían eran los más fuertes.

Por eso, durante muchos años, hemos pensado que colaborar con otros no tenía sentido. Lo que importaba era estar en posesión de una ventaja competitiva, es decir, de la capacidad de diferenciarnos de nuestros competidores de forma única.

Y francamente, puede que este enfoque fuera válido en épocas de bonanza, en la que las empresas podían permitirse mantener costosas infraestructuras, asumir productividades bajas o procesos ineficientes, sin coordinar sus actividades o colaborar con otras empresas para repartir costes operativos o compartir beneficios.

Y claro, sin cultura de colaboración “inter-empresas”, tampoco podemos pretender que la haya “intra-empresas”, lo que lleva a que en cada organización, en cada unidad funcional, o en cada departamento, cada trabajador realizaba su trabajo de forma igualmente independiente.

Sin embargo, en épocas de carencia, las estructuras no pueden sustentarse con estos costes e ineficiencias,  y tampoco se mantienen los puestos de trabajo de  trabajadores improductivos, poco colaboradores, a los que nadie ha enseñado a compartir su talento y sus capacidades.

Competición vs Colaboración

Paradójicamente, es sólo en épocas de crisis, en las que nos vemos obligados a cuestionar nuestros puntos de referencia, cuando las personas estamos más dispuestas a recapacitar, a adaptarnos, a cambiar, a “recablear” nuestro cerebro. Y eso mismo sirve, lógicamente, en los negocios.

Por eso, volviendo al tema que nos ocupa, el “truco” está en nuestras manos, en cada uno de nosotros; es decir, en nuestra capacidad para reconocer que la cultura colaborativa es algo más profundo que un mero cambio tecnológico (que también); es un fenómeno social imparable que está llamando a la puerta de nuestras empresas y que sólo “sobrevivirán” aquellos que sepan reconocerlo y adaptarse a él.

¿Y en qué consiste ese cambio? ¿Cómo podemos afrontarlo en el seno de nuestras empresas ?

  • Pues en primer lugar, conociendo y reconociendo que Internet y las nuevas tecnologías colaborativas no son sólo para nuestros hijos, sino también para nosotros, seamos directivos, mandos intermedios o empleados.
  • En segundo lugar, compremetiéndonos con nosotros mismos a desprendernos del pegajoso y malsano hábito de “retener”, y empezar a sustituirlo por el saludable de “compartir” en nuestro trabajo diario: compartir nuestras ideas, nuestros intereses, nuestros datos que sean relevantes para la empresa, nuestros documentos, o nuestra red de contactos. Créanme, todas estas cosas carecen de ningún valor hoy en día si las guardamos sólo para nosotros.
  • Y finalmente, entrenando esa colaboración, de forma gradual; primero operando pequeños cambios en nuestras rutinas de trabajo más elementales, para luego apuntar a retos mayores.

En definitiva, sustituyendo la ventaja competitiva por la ventaja colaborativa, aquella que hará que, en este mundo hiper-conectado, la gente nos vea como una referencia cuando quieran conseguir algo de valor.

Para terminar, les explicaré un ejemplo de cómo las tecnologías colaborativas pueden ayudarnos a operar este cambio y a hacernos más productivos:

Imagínese un grupo de 5 personas que tienen que comunicarse entre sí para tomar una decisión sobre un asunto determinado:

Si utilizan como herramienta de comunicación el e-mail (una tecnología típicamente no-colaborativa, ya que sirve únicamente para el intercambio de información entre un emisor y uno o varios destinatarios, pero en la que no hay interacción), se precisan una media de 61 intercambios (en este caso, 61 mensajes de e-mail), para llegar a un consenso.

Si el mismo grupo, para tomar la misma decisión, utilizan como herramienta una red social corporativa (que es una tecnología colaborativa en la que las conversaciones son abiertas entre todos los miembros del equipo y la interacción puede hacerse en tiempo real), el consenso se alcanza alrededor de una sola conversación, fácilmente entendible por todos, porque mantiene el orden de las intervenciones en forma de diálogo, y en la que los participantes, en la mayoría de los casos, sólo necesitarán manifestar su aprobación con un sencillo “estoy de acuerdo”, que se reduce a pulsar un botón equivalente al “me gusta” de Facebook, en su versión corporativa.

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Si éstas herramientas son más eficientes para nuestro trabajo, si suponen una reducción drástica de nuestros costes de estructura (y que pueden ser utilizadas desde cualquier equipo, y desde cualquier lugar), y si nos ayudan a disparar la productividad y a conectarnos con los demás de forma eficiente, ¿a qué estamos esperando para empezar a entrenar nuestros cerebros para la práctica de las nuevas rutinas colaborativas?

Cuando las tecnologías no vienen del Departamento de Sistemas

Esta frase reza como titular en uno de los documentos comerciales de Moxie Software, una empresa que se dedica a desarrollar herramientas colaborativas para empresas:

“Los días en que era necesario realizar un curso de formación para adiestrar a los trabajadores en el uso de las herramientas informáticas, es cosa del pasado. Hoy, los trabajadores esperan que las aplicaciones de sus empresas, sean tan fáciles de usar como Facebook, Twitter o Google.”

¿Lógico, verdad?

Si un internauta cualquiera, sin excesivos conocimiento de informática (entre los que me incluyo), es capaz de manejarse por Internet a través de las aplicaciones “sociales”, ¿porqué no habría de esperar, como trabajador, que los programas informáticos que necesita para realizar su trabajo en su empresa, fueran igual de sencillos?

Sin embargo, no es así, al menos en la mayoría de los casos que conozco y que me cuentan habitualmente mis colegas de profesión.

Lo más habitual es que las empresas dispongan de costosos sistemas informáticos a través de los cuales, teóricamente, el empleado debe de ser capaz de llevar a cabo las tareas que tiene encomendadas.

En el mejor de los casos, (y estamos hablando ya de situaciones excepcionales), al trabajador le habrán transmitido internamente las ventajas que el nuevo programa informático va a suponer para él, y es incluso posible que haya tenido en cuenta su opinión a la hora de diseñar los menús, pantallas y procesos de trabajo.

Aún en los casos en los que realmente se ha involucrado a los empleados en el proceso de implantación de un nuevo sistema de información, la realidad es que, al cabo de un tiempo, éste no se usa como se debería: fichas con datos incompletos, procesos clave que se realizan fuera del sistema, con el uso de la famosa “Excel”, verdadera tabla de salvación cuando “el nuevo sistema nos obliga a hacer las cosas con demasiados pasos y nos pide datos que no están dados de alta”.

Este fenómeno, por si sólo, no sería nada nuevo, si no fuera por el modo en que el auge de las redes sociales y la red 2.0 está transformando la actitud de nuestros empleados hacia la tecnología: mientras continúan como usuarios resignados utilizando en su empresa tecnologías poco amigables, nada intuitivas y más bien aburridas, muchos de ellos se adentran por contra, en el uso de Facebook, Twitter, LinkedIn, o Google, con la avidez y el ímpetu que supone el descubrimiento de algo nuevo, intuitivo, y más que entretenido.

Antes o después es normal que les venga a la cabeza la pregunta: ¿y no podríamos tener programitas sencillos como estos en la empresa, en lugar de los que tenemos ahora, que son tan complicados? Como les decía, en el 99% de los casos, esta pregunta tiene siempre la misma respuesta, ya se la imaginan…

Y no estamos hablando aquí de empleados poco productivos, holgazanes o que usan su tiempo de trabajo para entrar en las redes sociales con fines personales (que los hay). Nos referimos aquí a los trabajadores comprometidos, pro-activos, y muchas veces, sufridores de la tecnología que tienen en su empresa, que realmente tienen ganas de aportar ideas y soluciones en su trabajo.

Ellos están convencidos de que tecnologías de este tipo podrían ser muy útiles para realizar su trabajo:

Si trabajan en el departamento de atención al cliente, los trabajadores más curiosos ya imaginan, antes de que nadie se lo diga, lo rápido que podrían contactar con un cliente insatisfecho a través de una herramienta como Facebook o LinkedIn, en lugar de tener que entrar al “complejo módulo de reclamaciones de su ERP”.

Si están en el departamento comercial, se preguntan si no sería más sencillo comunicarse con sus vendedores y representantes a través de Twitter para comunicarles un cambio en las tarifas de los productos, en lugar de tener que lanzar la campaña de e-mails que siempre acaba dando problemas.

Si trabajan en el departamento de compras, piensan:  ¿no podríamos usar Google Docs para compartir las órdenes de producción con los proveedores, y que sean éstos los que confirmen directamente la fecha de servicio, y poder olvidarse de una vez por todas de tener que estar llamando todas las semanas?… y así sucesivamente.

No bloquear Facebook forma parte de nuestro paquete de beneficios sociales.

Claro, la respuesta a éstas preguntas siempre suele ser “no”, ¿ y qué ocurre?

Pues que muchos de estos trabajadores, sobre todo los más avezados, como suele decirse, “se buscan la vida”, y utilizan estas aplicaciones sin que se entere el departamento de sistemas.

En Septiembre del año pasado, según la consultora norteamericana Forrester Research, que hizo una encuesta a más de 4.000 trabajadores, el 37% de ellos ya estaban utilizando tecnologías del tipo “hazlo tú mismo” como Facebook, LinkedIn, Google o Twitter, para contactar con sus clientes y proveedores sin que nadie del Departamento de Sistemas tuviera conocimiento de ello.

Los datos son de Norteamérica, como le digo, pero no se consuele por eso, aquí está pasando lo mismo. Y es más, si tiene la mala suerte de que en su empresa no esté pasando todavía, tal vez sea porque sus empleados son demasiado resignados, lo cual no es nada bueno para la salud de su empresa.

Pero lo mejor de todo es que los resultados de cara a la mejora de la eficiencia en el trabajo son positivos; los empleados que utilizan estas tecnologías, aunque sea a espaldas de la empresa, lo hacen para hacer mejor su trabajo.

¿Y dejaría usted de poner en manos de un empleado comprometido y sensato unas tecnologías que no sólo le facilitan a él su trabajo, sino que además hacen a la empresa más rentable? No debería, ¿no cree?

¿No será mejor que empiece a preguntarse si no es el momento de cambiar la forma en que elige las tecnologías que su empresa necesita, y considerar también las opiniones de sus empleados?

“Si quieres trabajar aquí, hazte prescindible…”

Si eres de los que lees este blog desde el principio, recordarás que en nuestro primer post nos proponíamos llevar a cabo la tarea de ayudar el emprendedor y al empresario a:

Utilizar herramientas para reducir costes y aprovechar mejor el tiempo.

Redefinir sus sistemas de organización interna y su estructura empresarial.

Proyectar el rumbo de su empresa hacia el futuro y ampliar su visión del exterior.

Me conviene recordarlo, sobre todo a mí, para usar este blog con la finalidad inicial con la que lo creé, que no es otra que la de aportar soluciones tecnológicas y organizativas a los gerentes y emprendedores.

Lo digo porque ciertamente en mis últimos posts, los temas habían sido una sucesión de acontecimientos y actividades propias de mi actividad profesional rutinaria, que no es el objetivo principal de este blog.

Por eso, y pidiéndoos a todos disculpas por ello, retomamos de nuevo los objetivos y argumentos originales de este blog. Punto y aparte.

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Amigo empresario, estará de acuerdo conmigo en que la realidad actual es muy diferente a la de hace algunos años.

El maldito Internet, y todas esas herramientas tecnológicas que suenan a toda hora en los medios de comunicación, y de las que usted solamente tiene una vaga idea, y cuya utilidad práctica desconoce, están empezando a irrumpir en su propia empresa: hace unos días, su informático le ha comentado que algunos de sus empleados están navegando por Facebook en horas de trabajo; ¡¡hasta ahí podíamos llegar!! “Por supuesto, esto hay que cortarlo”, ha dicho usted, y ha pedido que restrinjan el uso de Internet en los ordenadores de sus trabajadores.

Resulta que su plantilla se ha convertido en una panda de golfos que están todo el día navegando, por no decir vagueando.

Menos mal que ahí sigue como siempre, su empleado favorito, ese que siempre está ahí para hacer lo que usted le pide. Que no ha cambiado para nada su forma de trabajar, y a quien no le afecta la locura esa de Internet que parece haberse adueñado de su equipo de colaboradores. Menos mal que tiene a esa persona, que se ha convertido en imprescindible para que su empresa mantenga, al menos, las buenas costumbres de siempre.

Pues le voy a decir algo, fíjese: si yo fuera usted, precisamente me preocuparía más de ese empleado ejemplar que de todos los demás.

¿De verdad cree usted que, con la que está cayendo, es sensato y responsable mantenerse imperturbable y seguir haciendo las cosas como siempre se han hecho?

¿Acaso no estamos en el momento de afrontar cambios en el mundo de la empresa?

¿Y cuáles de sus empleados cree usted que estarán más abiertos a ese cambio? Un cambio que su empresa necesita y que pasa, entre otras cosas, por abrir más su mirada al exterior.

Seguramente necesitará encauzar ese ansía y esa curiosidad excesiva de sus empleados por obtener información del exterior (probablemente porque la que encuentran en el interior de la empresa les aburre, y ya no les interesa demasiado), y convertirla en una oportunidad, de forma que todo su equipo le ayude a usted a saber, de una vez por todas, que narices está pasando ahí afuera.

Y de paso, hable con ese empleado fiel y ejemplar, y hágase a usted, y a él mismo, un favor y dígale: “Mira, las cosas están cambiando, y he pensado que, si quieres trabajar aquí, vas a tener que hacerte prescindible”.

Descomplíquese la vida y actúe con simplicidad

Lo contábamos en Twitter hace unos días: nos rondaba por la cabeza una idea, que era una mezcla entre la frase “El exceso de análisis produce la parálisis” y “Consultores de la simplicidad”.

Finalmente, la combinación ha dado lugar a este post, en el que abrimos definitivamente el blog a técnicas y herramientas concretas que sirvan a los empresarios, directivos y profesionales, a ser más productivos, más colaboradores, más observadores de su entorno, y finalmente, más felices en su trabajo diario.

Generalmente, en todas las empresas hay dos tipos de respuestas cuando alguien sugiere una acción o una propuesta de mejora: están los que dicen eso de “Uuuff, eso es muy complicado; habría que estudiarlo bien, analizar las consecuencias, y de todas formas no va a suponer ninguna mejora… No vale la pena perder el tiempo para no cambiar nada.”

En el otro extremo están aquellos que dicen: “¿Por qué no? Siempre es divertido hacer algo diferente; no sé si acabaremos mejorando algo, pero al menos vale la pena intentarlo”.

Lógicamente, ninguna de las dos posturas es buena para la empresa, aunque puestos a elegir una de las dos, seguramente la mayoría de nosotros elijamos la primera; ya se sabe, cuando las cosas van mal, mejor “no meneallo.

Es cierto, las cosas no van del todo bien, pero lo que es indudable es que van muy rápido, y cuando la velocidad crece, mantenerse inmutable ante los cambios puede dejarnos fuera de juego.

Entonces, ¿Cómo hacemos en la empresa para no perder el ritmo frenético del mercado, pero a la vez no poner en peligro nuestros siempre escasos recursos?

La respuesta está en la simplicidad: descomplíquese la vida.

Cuanto más sencillas, elementales y directas sean las soluciones, más rápido podrán llevarse a cabo, y menos impacto negativo tendrán en nuestra cuenta de gastos.

La Simplicidad es una macro-tendencia imparable en muchos aspectos de la gestión empresarial.

Veremos a partir de ahora, y en los siguientes posts, algunos ejemplos en diferentes áreas de la gestión empresarial.

Si le parece bien, empecemos por el sistema nervioso de la empresa: los sistemas de información.

¡Con la informática hemos topado! Este parece sin duda un tema ciertamente complicado, ¿verdad?

Pues verá, con el auge de Internet, el incremento en el numero de usuarios que utilizan el ordenador en su trabajo, y la creciente aparición de empresas tecnológicas que ofrecen todo tipo de productos o servicios, paradójicamente, las soluciones de gestión se están simplificando cada vez más.

¿Que necesita incorporar algunas herramientas informáticas a su empresa? Estupendo, actualmente tiene soluciones sencillas, y baratas (en muchos casos a coste cero), que puede utilizar directamente en su empresa con sólo tener una conexión a Internet.

Para terminar, le adjuntamos algunos enlaces de interés en los que encontrará información para descomplicarse la vida:

  • TEAMBOX: para gestionar sus proyectos compartidos.
  • GOOGLE BOOKS: para mantener al día su biblioteca, y la lista de libros que le gustaría leer.
  • CREATIVEPRO OFFICE: la oficina itinerante para profesionales y freelances.
  • ALERTAS: reciba avisos en su bandeja de correo de los asuntos que le interesen.
  • FACTUSOL: un completo software de gestión comercial y de facturación.
  • MORFEO-FORMACION: Cursos gratuitos de software libre.
  • YAMMER: Twitter para la empresa.
  • SOFTWARE LIBRE para la empresa: todo en aplicaciones empresariales de software libre.

¡Cuidado: la Dirección por Crisis es altamente adictiva!

Estimado amigo, tengo que confesárselo: estos días ando un poco estresado, y creo que es el momento de reflexionar y ordenar mis ideas. ¿Supongo que a usted también le pasa, verdad?

Dígame: ¿Siente a menudo que el día se consume sin remedio y que no ha tenido tiempo de adelantar el trabajo?

¿Se muestra inquieto e irritable porque las cosas no ocurren con la velocidad que usted desearía?

¿Se pregunta a menudo porqué sus colaboradores no son capaces de seguir su ritmo?

Supongo que si usted es empresario o directivo de cualquier empresa de las que todos conocemos, la respuesta es sí.

¿Y sabe por qué? Pues porque precisamente la mayoría de las empresas que todos conocemos padecen el mal de la dirección por crisis, y siento mucho decírselo, pero el principal responsable es usted…ni sus colaboradores, ni sus clientes, ni sus proveedores, ni la ley de murphy, ni el destino, ni nada que se le parezca...

La buena noticia es que cambiar esta situación depende, sobre todo, también de usted.

Verá, basicamente podríamos decir que hay dos estilos de dirección: la direccion por crisis y la dirección por objetivos:

“Las personas que se encuentran atrapadas en el sistema de dirección por crisis se concentran tanto en la resolución de los problemas cotidianos que nunca tienen tiempo para retroceder un poco y contemplar la visión de conjunto. Siempre andan trabajando en el negocio, pero nunca tienen tiempo de trabajar sobre el negocio. La resolución de los detalles cotidianos lo consume todo, y así pierden su visión del futuro. Probablemente tuvieron en algún momento alguna clase de sueño, pero todas sus ansiedades provocadas por los problemas cotidianos erosionaron ese sueño hasta que, finalmente, lo destruyeron, dejándolo sin fuerza alguna.” (1)

¿Le suena?

La explicación de que la dirección por crisis sea el mal de nuestras empresas es muy sencilla: es la opción más intuitiva, la más inmediata y la más sencilla de llevar a la práctica para el empresario.

Es una solución adictiva, ya que proporciona una sensación de satisfacción momentánea (cuando se consigue resolver un problema cotidiano), pero acaba siendo muy mala para la salud de su empresa.

Nos gustaría ayudarle a cambiar su estilo de dirección hacia la dirección por objetivos.

Le garantizamos que se sentirá mucho mejor; más feliz, más relajado y con más tiempo para tomar las decisiones verdaderamente importantes en su empresa, que son las que sólo usted puede tomar. Y además, le permitirá también recuperar su visión del futuro y retomar los sueños que tenía olvidados.

A cambio hay algo a lo que usted va a tener que renunciar, que es a tomar las decisiones que otros pueden (y por el bien de su empresa, deben) tomar por usted.

En eso consiste la dirección por objetivos: en fijar la metas y las reglas del juego y dejar que sus colaboradores elijan los itinerarios y las rutas a seguir. Sí sí, ha oído bien: ellos solitos.

Recuerde que en el anterior post ya estuvimos de acuerdo en que íbamos a elegir a los mejores profesionales para su empresa.

Si es así, ¿por qué iba a preocuparnos que sean ellos los que tomen las decisiones que afectan a su propio trabajo?

En fin, antes de que sigamos explicándole cómo poner en marcha una efectiva dirección por objetivos, queremos que piense en ello. Preferimos que dedique algo de tiempo a sacar sus propias conclusiones y, si lo desea,  a comentárnoslas.

Para terminar, y como esta vez pretendemos dejarle tiempo para reflexionar, un único enlace relacionado con nuestro post de hoy:

Dirección por crisis, dirección por objetivos:

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(1) Extraído del libro: El Emprendedor Visionario, Marc Allen. Ediciones Urano 2002.